Artikel Pilihan

Manfaat Pengarsipan Dokumen untuk Perusahaan, Apa Saja?

Pengarsipan Dokumen

Pengarsipan dokumen seperti yang bisa Anda akses lewat https://www.crownrms.com/id/services/document-management-and-storage/file-management/ sangatlah penting bagi manajemen informasi sebuah perusahaan. Di samping itu, proses ini juga bisa memberikan kendali yang lebih besar bagi perusahaan atas proses informasinya.

Ketika bisnis Anda tumbuh, artinya bisnis Anda juga akan menghasilkan lebih banyak data. Seluruh data tersebut harus dikelola dan diawasi dengan cermat agar bisa digunakan sebagaimana mestinya, termasuk data yang terdapat pada dokumen yang tak lagi digunakan untuk operasional sehari-hari, alias arsip.

Pengarsipan Dokumen
Pengarsipan Dokumen

Pentingnya Pengarsipan Dokumen

Arsip adalah dokumen yang tak lagi aktif, namun masih dibutuhkan karena alasan tertentu. Dibandingkan dokumen aktif, arsip cenderung lebih sulit diakses dan disimpan, apalagi arsip fisik. Untungnya, Anda bisa menggunakan layanan simpan arsip untuk membantu Anda mengatasi masalah ini.

Akan tetapi, sebenarnya apa saja ya manfaat dari pengarsipan dokumen? Untuk memahami lebih jelasnya, Anda bisa simak penjelasannya di bawah ini. Selamat membaca!

  1. Lebih mudah menemukan dokumen yang tepat saat dibutuhkan.

Lewat pengarsipan dokumen, Anda akan bisa mengakses dokumen dengan cepat dan aman pada saat Anda membutuhkannya. Terlebih lagi untuk pengarsipan dokumen yang dilakukan dengan implementasi sistem katalog penyimpanan yang rapi dan update, apalagi dengan sistem katalog penyimpanan secara digital. Ditambah lagi, proses pengarsipan dokumen juga meliputi prosedur penyimpanan yang tepat, terlebih untuk dokumen fisik atau kertas yang lebih rentan rusak.

  1. Mencegah risiko hilangnya data dan dokumen.

Seperti yang sudah disinggung sebelumnya, di dalam pengarsipan dokumen juga mencakup tentang penyimpanan. Pada dasarnya, prosedur penyimpanan dilakukan untuk mencegah risiko data dan dokumen rusak ataupun hilang, yang menyebabkan dokumen jadi tidak bisa ditemukan maupun digunakan ketika dibutuhkan nanti. Terlebih lagi untuk pengarsipan dokumen digital, di mana dokumen-dokumen fisik kemudian didigitalisasi agar risiko dokumen rusak jadi semakin minim.

  1. Meningkatkan keamanan data.

Dalam pengarsipan dokumen, Anda juga bisa melindungi data agar hanya orang-orang tertentu saja yang memiliki otorisasi untuk mengaksesnya. Artinya, selain orang-orang tersebut, tidak ada yang bisa mengakses dokumen tersebut. Proses ini sangat penting untuk dokumen dengan data-data penting dan sensitif. Dan di dalam sistem katalog penyimpanan digital, ada catatan atau record berisi data tanggal, waktu, dan siapa yang mengakses, mengubah, ataupun menghapus dokumen. Dengan begitu, Anda juga bisa memantau aktivitas terkait dokumen tersebut yang semakin meyakinkan Anda soal keamanannya.

Terlepas dari apakah Anda akan menggunakan layanan penyimpanan dokumen atau mengelola sendiri penyimpanannya, yang pasti seluruh manfaat tersebut dapat Anda rasakan jika Anda menjalankan prosedur pengarsipan dokumen dengan tepat dan efektif. Dengan begitu, dokumen-dokumen Anda tetap aman dan masih dapat diakses dengan cepat pada saat Anda membutuhkannya.

 

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *